Salve a tutti,
vista la vasta esperienza dei partecipanti alla lista nei vari settori,
mi è occorso decidere di chiedere un consiglio su quale software
utilizzereste per gestire larchiviazione di documentazione di progetto.
Probabilmente largomento è off topic, ma la lista è dormiente e quindi
magari una cosa fuori tema può stimolare il confronto.
Ho la necessità di gestire dei fascicoli tecnici relativi alle pratiche di
prevenzione incendi di alcune aziende.
In questi fascicoli andranno raccolti e catalogati:
Progetti, Certificazioni di impianti e/o materiali, dichiarazioni di
conformità (DICO), dichiarazioni di rispondenza (DIRI), prove di laboratorio
su materiali, foto, ecc., ecc.
Per larchiviazione in digitale la tipologia di files varia dai pdf,
pdf.p7m, doc , docx, DWG, DXF, e i vari formati fotografici.
Quindi servirebbe un software che permette lorganizzazione relazionale tra
i documenti al fine di catalogarli, e al tempo stesso che fosse in grado di
lanciare i software per la visualizzazione. Esempio se decido di aprire un
dwg, me lo apre con il dwgviever di autodesck, un pdf con acrobat, così via.
Non sono espero della materia e quindi non sono al corrente di eventuali
soluzioni già disponibili sul mercato. Nelleventualità non ci sia niente di
pronto è fattibile creare un qualcosa adatto a ciò o è meglio abbandonare
lidea?
Ho parecchi dubbi sullargomento!
Per dire: anche la modalità di organizzare della catalogazione è tutta un
dire.
Visto che queste aziende hanno a volte più sedi, composte da diversi
edifici, e che il lavoro di archiviazione non si conclude con la chiusura
della pratica, ma bensì deve proseguire nel tempo a divenire inserendo i
nuovi documenti relativi agli interventi che vengono avanti nei mesi o alle
modifiche o integrazioni di quelli già eseguiti (esempio i controlli di
manutenzione o le verifiche di impianto). Per tali problematiche avevo
pensato alla soluzione di tipo enciclopedia in cui alla fine del lavoro di
archiviazione avrò un n. X di faldoni contenenti i documenti ordinati nel
modo prestabilito, poi negli anni a divenire avrò il faldone n. x+1, poi a
saturazione X+2, ecc. con dento gli interventi in ordine cronologico ma
organizzati sempre con la stessa modalità di codifica.
Visto che cè la necessità di avere anche la documentazione cartacea, avevo
pensato di codificare e archiviare i vari documenti in dei faldoni o
quadernoni ad anelli, raccogliendoli per sede ed edificio e poi
suddividendoli gli interventi in Gruppi / Categorie / n. intervento/n.
documento e poi nel documento di sintesi (elenco) riportare il richiamo
(codifica, descrizione sintetica data intervento).
Allinterno dell contenitore n. intervento ci andranno tutti i file
relativi a quella lavorazione o materiale o impianto.
Pensavo che tutta la gestione si potrebbe fare con un database relazionale
tipo Access e puntare ai documenti da una tabella mediante un campo che
contiene il percorso di rete del documento.
Che ne pensate?
Questo è un esempio che ho realizzato mentre riflettevo sulla sul problema:
A = Sede 1
E1 = Edificio 1
1 Impianti Gruppo 1
A Impianto elettrico F1 = Faldone 1
A= Categoria dellintervento;
1 DIRI Bortot relativa a
del
. Intervento A1
esempio codifica (F1.A.E1.G1.A1);
2 DICO Pradal relativa a
..
del
Intervento A2
esempio codifica (F1.A.E1.G1.A2);
3 intervento relativo a
.
del
. Intervento A3
esempio codifica (F1.A.E1.G1.A3);
4 intervento relativo a..
.
del
. Intervento A4
esempio codifica (F1.A.E1.G1.A4);
B Impianto rivelazione incendi Faldone 1
Categoria B;
1 DICO impianto segnalazione manuale del
.
Intervento B1 esempio codifica (F1.A.E1.G1.B1);
2 DICO Ghin integrazione sensori.. del
Intervento B2
esempio codifica (F1.A.E1.G1.B2);
3 intervento relativo a
.
del
. Intervento B3
esempio codifica (F1.A.E1.G1.B3);
4 intervento relativo a..
.
del
. Intervento B4;
esempio codifica (F1.A.E1.G1.B4);
Faldone 13
10 intervento relativo a integrazione
. del
(gg/mm/2030) Intervento B5; esempio
codifica (F13.A.E1.G1.B5);
C Impianto distribuzione Gas Faldone 2
Categoria C;
1 DICO impianto iniziale
del
. Intervento C1
esempio codifica (F2.A.E1.G1.C1);
2 DICO allacciamento xxxxx..
del
Intervento C2
esempio codifica (F2.A.E1.G1.C2);
Faldone 13
8 intervento relativo a integrazione
.
del (gg/mm/2030) Intervento C8 esempio
codifica (F13.A.E1.G1.C8);
D Impianto Climatizzazione Faldone 2
Categoria D;
1 DICO impianto iniziale
del
. Intervento D1
esempio codifica (F2.A.E1.G1.D1);
2 DICO sostituzione Generatori
.
del
Intervento D2
esempio codifica (F2.A.E1.G1.D2);
2 Materiali da costruzione Gruppo 2
A Struttura in CLS Faldone 3 Categoria
A;
1 Struttura 1 R15 realizzazione
del
. Intervento A1
esempio codifica (F3.A.E1.G2.A1);
2 Struttura 2 R15 realizzazione
del
. Intervento A2
esempio codifica (F3.A.E1.G2.A2);
3 Struttura 3 R30 realizzazione
del
. Intervento A3
esempio codifica (F3.A.E1.G2.A3);
4 Struttura 4 R120 riqualificazione
del
. Intervento A4
esempio codifica (F3.A.E1.G2.A4);
B Struttura in Acciaio Faldone 3 Categoria
B;
1 Struttura 1 R30 realizzazione
del
. Intervento B1
esempio codifica (F3.A.E1.G2.B1);
2 Struttura 2 R15 realizzazione
del
. Intervento B2
esempio codifica (F3.A.E1.G2.B2);
3 Struttura 2 R15 realizzazione
del
. Intervento B3
esempio codifica (F3.A.E1.G2.B3);
4 Struttura 2 R60 riqualificazione
del
. Intervento B4
esempio codifica (F3.A.E1.G2.B4);
C Pareti REI Faldone 4
Categoria C;
1 Parete tipo M1
del
. Intervento C1
esempio codifica (F3.A.E1.G2.C1);
2 Parete tipo M2
del
. Intervento C2
esempio codifica (F3.A.E1.G2.C2);
3 Parete tipo M3
del
. Intervento C3
esempio codifica (F3.A.E1.G2.C3);
4 Riqualificazione Parete M5
del
. Intervento C4
esempio codifica (F3.A.E1.G2.C4);
D Rivestimenti Faldone 4
Categoria D;
1 Rivestimento R1
del
. Intervento D1
esempio codifica (F3.A.E1.G2.D1);
2 Rivestimento R2
del
. Intervento D2
esempio codifica (F3.A.E1.G2.D2);
3 Rivestimento R3
del
. Intervento D3
esempio codifica (F3.A.E1.G2.D3);
4 Rivestimento R4
del
. Intervento D4
esempio codifica (F3.A.E1.G2.D4);
Faldone 14 Categoria D
5 Teli decorativi R5
del gg/mm/2032 Intervento D5 esempio
codifica (F14.A.E1.G2.D5);
E Porte e portoni REI
1 Porte REI intervento xxxx
del
. Intervento E1
esempio codifica (F3.A.E1.G2.E1);
2 Porte REI intervento yyyy
del
. Intervento E2
esempio codifica (F3.A.E1.G2.E2);
3 Portoni REI esistenti
del
. Intervento E3
esempio codifica (F3.A.E1.G2.E3);
4 Maniglioni installazione
del
. Intervento E4
esempio codifica (F3.A.E1.G2.E4);
F Porte Uscita Sicurezza
1 Porte US esistenti al rrrrr
del
. Intervento F1
esempio codifica (F3.A.E1.G2.F1);
1 Porte US intervento xxxx
del
. Intervento F1
esempio codifica (F3.A.E1.G2.F1);
2 Porte US intervento yyyy
del
. Intervento F2
esempio codifica (F3.A.E1.G2.F2);
3 Porte Uscite di sicurezza
del
. Intervento F3
esempio codifica (F3.A.E1.G2.F3);
4 Maniglioni intervento
del
. Intervento F4
esempio codifica (F3.A.E1.G2.F4);
E2 Edificio 2
1 Impianti Gruppo 1
A Impianto elettrico Faldone 1
Categoria A;
1 DIRI Bortot relativa a
del
. Intervento A1
esempio codifica (F1.A.E2.G1.A1);
2 DICO Pradal relativa a
..
del
Intervento A2
esempio codifica (F1.A.E2.G1.A2);
3 intervento relativo a
.
del
. Intervento A3
esempio codifica (F1.A.E2.G1.A3);
4 intervento relativo a..
.
del
. Intervento A4
esempio codifica (F1.A.E2.G1.A4);
B Impianto rivelazione incendi Faldone 1
Categoria B;
1 DICO impianto segnalazione manuale del
.
Intervento B1 esempio codifica (F1.A.E2.G1.B1);
2 DICO Ghin integrazione sensori.. del
Intervento B2
esempio codifica (F1.A.E2.G1.B2);
3 intervento relativo a
.
del
. Intervento B3
esempio codifica (F1.A.E2.G1.B3);
4 intervento relativo a..
.
del
. Intervento B4;
esempio codifica (F1.A.E2.G1.B4);
Faldone 13
10 intervento relativo a integrazione
.
del (gg/mm/2030) Intervento B5;
esempio codifica (F13.A.E2.G1.B5);
C Impianto distribuzione Gas Faldone 2
Categoria C;
1 DICO impianto iniziale
del
. Intervento C1
esempio codifica (F2.A.E2.G1.C1);
2 DICO allacciamento xxxxx..
del
Intervento C2
esempio codifica (F2.A.E2.G1.C2);
Faldone 12
5 intervento relativo a integrazione
.
Del (gg/mm/2030) Intervento C5 esempio
codifica (F12.A.E2.G1.C5);
D Impianto Climatizzazione Faldone 2
Categoria D;
1 DICO impianto iniziale
del
. Intervento D1
esempio codifica (F2.A.E2.G1.D1);
2 DICO sostituzione Generatori
. del
Intervento D2
esempio codifica (F2.A.E2.G1.D2);
2 Materiali da costruzione Gruppo 2
A Struttura in CLS Faldone 3 Categoria
A;
1 Struttura 1 R15 realizzazione
del
. Intervento A1
esempio codifica (F3.A.E2.G2.A1);
2 Struttura 2 R15 realizzazione
del
. Intervento A2
esempio codifica (F3.A.E2.G2.A2);
3 Struttura 3 R30 realizzazione
del
. Intervento A3
esempio codifica (F3.A.E2.G2.A3);
4 Struttura 4 R120 riqualificazione
del
. Intervento A4
esempio codifica (F3.A.E2.G2.A4);
B Struttura in Acciaio Faldone 3 Categoria
B;
1 Struttura 1 R30 realizzazione
del
. Intervento B1
esempio codifica (F3.A.E2.G2.B1);
2 Struttura 2 R15 realizzazione
del
. Intervento B2
esempio codifica (F3.A.E2.G2.B2);
3 Struttura 2 R15 realizzazione
del
. Intervento B3
esempio codifica (F3.A.E2.G2.B3);
4 Struttura 2 R60 riqualificazione
del
. Intervento B4
esempio codifica (F3.A.E2.G2.B4);
C Pareti REI Faldone 4
Categoria C;
1 Parete tipo M1
del
. Intervento C1
esempio codifica (F3.A.E2.G2.C1);
2 Parete tipo M2
del
. Intervento C2
esempio codifica (F3.A.E2.G2.C2);
3 Parete tipo M3
del
. Intervento C3
esempio codifica (F3.A.E2.G2.C3);
4 Riqualificazione Parete M5
del
. Intervento C4
esempio codifica (F3.A.E2.G2.C4);
D Rivestimenti Faldone 4
Categoria D;
1 Rivestimento R1
del
. Intervento D1
esempio codifica (F3.A.E2.G2.D1);
2 Rivestimento R2
del
. Intervento D2
esempio codifica (F3.A.E2.G2.D2);
3 Rivestimento R3
del
. Intervento D3
esempio codifica (F3.A.E2.G2.D3);
4 Rivestimento R4
del
. Intervento D4
esempio codifica (F3.A.E2.G2.D4);
Faldone 14 Categoria D
5 Teli decorativi R5
del gg/mm/2032 Intervento D5 esempio
codifica (F14.A.E2.G2.D5);
E Porte e portoni REI
1 Porte REI intervento xxxx
del
. Intervento E1
esempio codifica (F3.A.E2.G2.E1);
2 Porte REI intervento yyyy
del
. Intervento E2
esempio codifica (F3.A.E2.G2.E2);
3 Portoni REI esistenti
del
. Intervento E3
esempio codifica (F3.A.E2.G2.E3);
4 Maniglioni installazione
del
. Intervento E4
esempio codifica (F3.A.E2.G2.E4);
F Porte Uscita Sicurezza
1 Porte US esistenti al rrrrr
del
. Intervento F1
esempio codifica (F3.A.E2.G2.F1);
1 Porte US intervento xxxx
del
. Intervento F1
esempio codifica (F3.A.E2.G2.F1);
2 Porte US intervento yyyy
del
. Intervento F2
esempio codifica (F3.A.E2.G2.F2);
3 Porte Uscite di sicurezza
del
. Intervento F3
esempio codifica (F3.A.E2.G2.F3);
4 Maniglioni intervento
del
. Intervento F4
esempio codifica (F3.A.E2.G2.F4);
Faldone 14
5 Sostituzione martinetto porta CT del gg/mm/2035
Intervento F5 esempio codifica (F14.A.E2.G2.F5);
Pensavo che tutta la gestione si potrebbe fare con un database relazionale
tipo Access e aggiungere i link ai file documento.
Grazie a tutti per lattenzione che mi avrete concesso.
Attilio Menegon
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