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Ciao lista, la macchina organizzativa di SOTM (come quella di FOSS4G-it) è già in moto. Iniziare 10 mesi prima dall'appuntamento la dice lunga sull'impegno che occorrerà impiegarci. E' per questo che sono a chiedere alla comunità se qualcuno di voi può dedicare poche ore la settimana per permetterci di organizzare il più bel State of the Map possibile. Le figure ancora mancanti sono: - Assistant (to take minutes of meetings, to support the chairperson on keeping on top of record keeping). In questo periodo ci aggiorniamo via skype una volta al mese. Man mano che ci si avvicinerà la data la call avverranno con maggiore frequenza. Ovviamente è richiesta una buona conoscenza dell'inglese. - Communications (email newsletter, blog). Qualcuno/a che dia supporto alla nostra communication manager Francesca nel gestire i vari canali di comunicazione (twitter, Facebook, il blog e la newsletter); anche un lavoro di traduzione è molto utile. Anche in questo caso nei primi mesi ci sarà un blando impegno che aumenterà un poco all'approssimarsi e durante l'evento. Chi se la cava bene con la comunicazione è ultrabenvenuta/o. - Sponsorship (organise a team of 3 people to send out sponsorship emails, payment via Dorothea). Anche questa è un'attività che porta via poco tempo: principalmente sarà da rispondere e inoltrare mail da e verso gli sponsor. - Ticket sales system (help set-up and answer email queries related to sales). Per la vendita dei biglietti viene utilizzata una piattaforma on line; diverse persone avranno però domande o richieste di assistenza a cui dare risposta o nel caso in cui non si sappia cosa rispondere girare la palla a qualcun altro (qui c'è almeno una persona della Foundation che ci lavora dietro). - Local services (find companies to provide catering, social event, hotel, etc). Qui servirebbe una persona di Milano. Il catering dovrebbe già essere organizzato; per gli hotel abbiamo già una lista di una trentina di posti, servirebbe trovarne alcuni non troppo distante da Piola a prezzi relativamente economici; per la serata social io sto già lavorando per avere una bella sede, occorre però organizzare un minimo la serata. - Scholarship (assist scholarship process) Solitamente si invitano una ventina di persone da paesi in via di sviluppo offrendo loro tutto il pacchetto viaggio, alloggio, biglietto gratuito. Nel 99% dei casi sono persone che necessitano di un ingresso VISA. Qui cerchiamo due/tre persone che abbiano un minimo di dimestichezza con disbrighi burocratici. Sarebbe poi il massimo se parlassero anche (ma non è indispensabile) una lingua tra inglese, francese o spagnolo. Questo è probabilmente il punto in cui abbiamo più bisogno di aiuto. - Aiuto per la stampa dei materiali: dovremo stampare e a volte creare (per le cose più semplici) banner, adesivi, badge personali, rollup, libretti col programma, minilibretti di aiuto per le scholarship (info su Milano per non perdersi e altre info di base in inglese, francese, spagnolo), ecc... Si tratta di lavori di grafica, richiesta di preventivi e, se c'è qualcuno di Milano, qualche ritiro di adesivi, badge e cordini, nelle settimane e giorni precedenti SOTM. - Aiuto nei tre giorni precedenti SOTM, dal 25 al 27 luglio, durante i quali un pò di braccia e un'auto tra Porta Genova e Piola sarebbero un grande aiuto. Anche qualche persona in ufficio in Via Tortona per gestire telefonata, check-list, chiudere e marcare scatole. Il 27 luglio dovremo portare il materiale rimanente al POLIMI e al pomeriggio iniziare a disporre tavoli per reception e altre attività. Anche se pensate di avere la metà della disponibilità di una delle figure indicate va bene lo stesso, quasi tutte le attività possono essere gestite da più persone col coordinamento di WMI. Per domande e chiarimenti sono sempre disponibile. Spero rispondiate numerosi. Un grosso grazie anticipato da me, da WMI e dallo staff della OSM Foundation che ogni anno lavora dietro le quinte per organizzare SOTM. Alessandro Ale_Zena_IT |
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