Information Management Officer (3 Year Contract)
North Atlantic Treaty Organization (NATO)
Brussels
1. SUMMARY
The Archives and Information Management (AIM) Service ensures the
accessibility,
availability and integrity of all official information produced by and for the
North Atlantic
Council (NAC) and its Committees within the framework provided by the NATO
Information
Management (IM) Policy and NATO Security Policy. It provides NATO-wide IM and
research support on matters pertaining to the activities of the NAC and its
Committees,
ensures the preservation of NATO information of historical value on behalf of
the NATO
Nations, provides training, support and guidance to NATO Nations, partners and
entities
on the implementation and execution of NATO policies pertaining to information
and takes
the lead on requirements development for all IM-related technology projects at
NATO
Headquarters. In addition, AIM is responsible for processing, disseminating,
storing,
organising and archiving the documentation produced by the NATO Committee
structure
and by the Departments of the NATO HQ International Staff (IS), taking into
account the
requirements of NATO Security Policy, NATO IM Policy, and applicable NATO HQ
procedures.
Under the direction and guidance of the Head, AIM, the Information Management
Officer
contributes to the development of policy and standards based on international
best
practices and develops innovative forms of service and new ways in which
services can be
provided to customers and stakeholders. The Information Management Officer is
also
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responsible for developing and executing awareness programmes and training on
information management topics and tools in coordination with the Head, AIM and
the
NATO Information Management Advisory Group.
2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE
ESSENTIAL
The incumbent must:
have a university degree with specialisation in archival, library or
information
science;
have at least five years of progressively responsible experience in
information
management functions, especially in the analysis of information flows;
have experience in evaluating and implementing systems and procedures for
archives and document/records management;
have experience in implementing a change agenda, with involvement in change
management processes within an Organisation;
have records management experience in all aspects of the life-cycle
management
of records;
have experience with Information Communication Technology (ICT) systems and
their application to recordkeeping and archives management, in particular,
experience working with Electronic Records and Document Management System
(ERDMS) and Enterprise Content Management (ECM);
possess the following minimum levels of NATO's official languages
(English/French): V ("Advanced") in one; II ("Elementary") in the other.
DESIRABLE
The following would be considered an advantage:
international experience, particularly in International Organisations.
3. MAIN ACCOUNTABILITIES
Project Management
Lead and participate in project management for information management
projects,
contributing to feasibility studies, systems analysis, design, development and
implementation of systems.
Stakeholder Management
Develop innovative forms of service and new ways in which services can be
provided to
customers and stakeholders.
Information Management
Analyse information flows and formulate functional needs for information
management
systems and procedures throughout NATO Headquarters (HQ).
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Expertise Development
Promote and ensure the adherence to NATO standards, and assist in the
development of
new standards in the field of information management. Remain current and
implement
international best practices and standards in the field of information
management.
Knowledge Management
Assist the Head, AIM in developing and promulgating information management
policy,
standards and procedures based on international best practices.
Perform any other related duty as assigned.
4. INTERRELATIONSHIPS
The incumbent will report to the Head of Archives and Information Management.
He/she
will also work in close collaboration with the staff of the International
Staff (IS) Archives
and Information Management Service, the International Military Staff (IMS)
Registry,
Information and Knowledge Management (IKM) Staff of the two Strategic Commands
(BiSC)
and the ICT Staff of NATO HQ.
Direct reports: N/a
Indirect reports: N/a
5. COMPETENCIES
The incumbent must demonstrate:
Analytical Thinking
Achievement
Clarity and Accuracy
Conceptual Thinking
Customer Service Orientation
Empathy
Impact and Influence
Initiative
Teamwork
6. CONTRACT
Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded):
Definite duration contract of three years; possibility of renewal for up to
three
years, during which the incumbent may apply for conversion to an indefinite
duration contract.
Contract clause applicable:
In accordance with the contract policy, this is a post in which turnover is
desirable
for political reasons in order to be able to accommodate the Organisation's
need
to carry out its tasks as mandated by the Nations in a changing environment,
for
example by maintaining the flexibility necessary to shape the Organisation's
skills
profile, and to ensure appropriate international diversity.
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The maximum period of service foreseen in this post is 6 years. The successful
applicant will be offered a 3-year definite duration contract, which may be
renewed for a further 3-year period. However, according to the procedure
described in the contract policy the incumbent may apply for conversion to an
indefinite contract during the period of renewal and no later than one year
before
the end of contract.
If the successful applicant is seconded from the national administration of
one of
NATO's member States, a 3-year definite duration contract will be offered,
which
may be renewed for a further period of up to 3 years subject also to the
agreement of the national authority concerned. The maximum period of service
in
the post as a seconded staff member is six years.
Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian
Personnel Regulations.
7. HOW TO APPLY:
Applications must be submitted using one of the following links, as
applicable:
For NATO civilian staff members only: please apply via the internal
recruitment
portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager);
For all other applications: www.nato.int/recruitment
ADDITIONAL INFORMATION:
Due to the broad interest in NATO and the large number of potential
candidates, telephone
or e-mail enquiries cannot be dealt with.
Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by
the national
Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate's medical
file by the
NATO Medical Adviser.
Applicants who are not successful in this competition may be offered an
appointment to
another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade,
provided they meet
the necessary requirements.
Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member
countries.
NATO as an employer values diverse backgrounds and perspectives and is
committed to
recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NATO welcomes
applications of
nationals from all Member States and strongly encourages women to apply.
Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels,
Belgium is a
non-smoking environment.
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NOTIFICATION DE LA VACANCE D'UN POSTE DE GRADE « A »
SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L'OTAN
POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S
DES ÉTATS MEMBRES DE L'OTAN
LIEU D'AFFECTATION : Siege de l'OTAN (Bruxelles - Belgique)
DIVISION : GESTION EXÉCUTIVE
GESTION DE L'INFORMATION, DES COMMUNICATIONS ET
DES TECHNOLOGIES
ARCHIVES ET GESTION DE L'INFORMATION
INTITULÉ : Administrateur/Administratrice (gestion de l'information)
GRADE : A.2
HABILITATION DE SÉCURITÉ : CTS
POSTE VACANT N° : 160147
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On voudra bien noter que le concours pour ce poste est actuellement prevu pour
les dates suivantes :
- epreuves de preselection en ligne : 1er juin;
- selection finale les 27 et 28 juillet 2016, a Bruxelles.
1. RÉSUMÉ
Le Service Archives et gestion de l'information (AIM) veille a
l'accessibilite, a la
disponibilite et a l'integrite de toutes les informations officielles
produites par ou pour le
Conseil de l'Atlantique Nord et les comites qui lui sont subordonnes, dans le
cadre defini
par la politique de gestion de l'information OTAN et par la politique de
securite de l'OTAN.
Il apporte a l'echelle de l'OTAN un soutien en matiere de gestion de
l'information et de
recherche pour tout ce qui a trait aux activites du Conseil et de ses comites
; il assure,
pour le compte des pays de l'OTAN, la conservation des informations OTAN ayant
une
valeur historique ; il fournit formation, soutien et orientations aux pays
membres, aux pays
partenaires et aux entites de l'OTAN pour la mise en oeuvre et l'application
des politiques
de l'Organisation relatives a l'information, et il dirige la definition des
besoins pour tous les
projets portant sur les technologies de gestion de l'information au siege de
l'OTAN. De
plus, le Service AIM est charge de traiter, de diffuser, de stocker,
d'organiser et d'archiver
les documents produits par les comites de l'OTAN et par les services du
Secretariat
international de l'Organisation en tenant compte des prescriptions de la
politique de
securite de l'OTAN, de la politique de gestion de l'information OTAN et des
procedures en
vigueur au siege de l'OTAN.
Sous la direction du/de la chef du Service AIM,
l'administrateur/administratrice (gestion de
l'information) contribue a l'elaboration de politiques et normes de gestion de
l'information
sur la base des meilleures pratiques internationales, et developpe des formes
de services
innovantes et de nouveaux moyens de les fournir aux clients et autres parties
prenantes.
Il/Elle est egalement charge(e) de concevoir et de mettre a execution des
programmes de
sensibilisation et des formations portant sur des questions ou des outils de
gestion de
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l'information, en coordination avec le/la chef du Service AIM et le Groupe
consultatif sur la
gestion de l'information OTAN.
2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
ACQUIS ESSENTIELS
Le/La titulaire du poste doit :
avoir un diplome universitaire avec specialisation en archivistique, en
bibliotheconomie ou en science de l'information ;
avoir au moins cinq ans d'experience a des postes de responsabilite
croissante
dans la gestion de l'information, et en particulier dans l'analyse des flux
d'informations ;
pouvoir justifier d'une experience de l'evaluation et de la mise en oeuvre
de
systemes et procedures de gestion des archives courantes, intermediaires et
definitives ;
avoir deja mis en oeuvre un programme de changement et participe a des
processus de gestion du changement au sein d'une organisation ;
avoir une experience de la gestion des archives courantes et intermediaires
(records management) dans tous les aspects de leur cycle de vie ;
avoir une experience des technologies de l'information et de la
communication
(TIC) appliquees a la gestion des archives courantes, intermediaires et
definitives
et, en particulier, une experience pratique d'un systeme de gestion et
d'archivage
electronique de documents (ERDMS) et d'un systeme de gestion du contenu
d'entreprise (ECM) ;
avoir au minimum le niveau de competence V (« avance ») dans l'une des deux
langues officielles de l'OTAN (anglais/français), et le niveau II («
elementaire »)
dans l'autre.
ACQUIS SOUHAITABLES
Serait consideree comme un atout :
une experience a l'international, en particulier dans des organisations
internationales.
3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Gestion de projet
Gere ou participe a la gestion de projets de gestion de l'information, et
contribue aux
etudes de faisabilite ainsi qu'a l'analyse, a la conception, au developpement
et a
l'implementation des systemes.
Gestion des parties prenantes
Developpe des services innovants et de nouveaux moyens de les fournir aux
clients et aux
parties prenantes.
Gestion de l'information
Analyse les flux d'informations et definit les besoins fonctionnels lies aux
systemes et aux
procedures de gestion de l'information pour l'ensemble du siege de l'OTAN.
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Developpement de l'expertise
Encourage l'application des normes OTAN, veille a leur respect et contribue a
l'elaboration
de nouvelles normes de gestion de l'information. Se tient au courant des
meilleures
pratiques et normes internationales de gestion de l'information et les met en
application
dans son travail.
Gestion des connaissances
Aide le/la chef du Service AIM a definir et a promulguer la politique, les
normes et les
procedures de gestion de l'information, sur la base des meilleures pratiques
internationales.
S'acquitte de toute autre tache en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui
etre confiee.
4. STRUCTURE ET LIAISONS
Le/La titulaire de ce poste releve du/de la chef du Service AIM. Il/Elle
travaille en etroite
collaboration avec les autres membres du Service, avec le Bureau d'ordre de l
'État-major
militaire international, avec les responsables de la gestion de l'information
et des
connaissances des deux commandements strategiques ainsi qu'avec les agents des
services informatiques du siege de l'OTAN.
Nombre de subordonne(e)s direct(e)s : sans objet.
Nombre de subordonne(e)s indirect(e)s : sans objet.
5. COMPÉTENCES
Le/La titulaire du poste doit faire preuve des competences suivantes :
Reflexion analytique
Recherche de l'excellence
Clarte et precision
Reflexion conceptuelle
Souci du service au client
Empathie
Persuasion et influence
Initiative
Travail en equipe
6. CONTRAT
Contrat propose (hors detachement) :
contrat d'une duree determinee de trois ans, renouvelable pour une periode de
trois ans maximum, au cours de laquelle le/la titulaire pourra demander qu'il
soit transforme en contrat de duree indeterminee.
Clause contractuelle applicable :
Conformement a la politique des contrats, il s'agit d'un poste auquel il est
souhaitable, pour des raisons politiques, d'assurer une rotation de maniere a
pouvoir repondre au besoin qu'a l'Organisation d'executer les taches qui lui
sont
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confiees par les pays dans un environnement en constante evolution, notamment
en preservant la souplesse necessaire a l'adaptation de son profil de
competences, et de veiller au degre de diversite approprie a son caractere
international.
La duree de service maximale prevue a ce poste est de six ans. La personne
retenue se verra offrir un contrat d'une duree determinee de trois ans, qui
pourra
etre reconduit pour une periode de trois ans. Toutefois, conformement a la
procedure decrite dans la politique des contrats, elle pourra demander, au
plus
tard un an avant l'expiration de la deuxieme periode, que son contrat soit
transforme en contrat de duree indeterminee.
Si la personne retenue est detachee de l'administration d'un État membre de
l'OTAN, elle se verra offrir un contrat d'une duree determinee de trois ans,
qui,
sous reserve de l'accord des autorites nationales concernees, pourra etre
reconduit pour une periode de trois ans maximum. À ce poste, la duree de
service d'un agent detache n'excede pas six ans.
Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions
du
Reglement du personnel civil de l'OTAN.
7. COMMENT POSTULER
Les candidatures doivent etre soumises comme suit :
pour les seuls agents civils de l'OTAN : via le portail de recrutement
interne (pour
plus de precisions, veuillez prendre contact avec votre responsable des
ressources
humaines civiles) ;
pour toutes les autres candidatures : via le lien www.nato.int/recruitment.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
En raison du vif interet suscite par l'OTAN et du nombre eleve de candidatures
potentielles, il ne pourra pas etre donne suite aux demandes de renseignements
adressees par telephone ou par courrier electronique.
La nomination se fera sous reserve de la delivrance d'une habilitation de
securite par les
autorites du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de
l'approbation
de son dossier medical par le/la medecin-conseil de l'OTAN.
Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir
offrir un poste
analogue, au meme grade ou a un grade inferieur, pour autant qu'ils/elles
remplissent les
conditions requises.
On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l'OTAN
pourront
etre acceptees.
L'OTAN, en tant qu'employeur, accorde une grande importance a la diversite des
parcours
et des perspectives, et est determinee a recruter et a fideliser des personnes
talentueuses
issues d'horizons divers. L'Organisation examinera les candidatures de
ressortissant(e)s
de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes a postuler.
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Le Secretariat international de l'OTAN est un environnement sans tabac.
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